1. Kuvaus
Tietosuojaseloste asiakasrekisteriin liittyen.
2. Rekisterin tiedot
Rekisterinpitäjä: Pilke päiväkodit Oy
Y-tunnus: 1840113-6
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Tietosuojavastaava
Mira Tuohenmaa-Virtanen
Puh. 050 540 0267
mira.tuohenmaa-virtanen@pilkepaivakodit.fi
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään Pilke päiväkodit Oy:n sekä sen tytäryhtiöiden asiakassuhteiden ylläpitoon ja viestintään. Lisäksi tietoja käytetään palveluiden tuottamiseen, palvelusopimuksen laadintaan, laskutukseen, markkinointiin ja lapsen vasun laadintaan.
4. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Pilke päiväkodit Oy:n asiakasrekisteri voi sisältää̈ seuraavat tiedot päiväkotien asiakkaista (asiakkaalla tarkoitetaan tässä selosteessa sekä lapsia että heidän vanhemmanvastuunkantajiaan):
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Asiakashistoria
Henkilötunnus
Varahakijoiden yhteystiedot
Allergiat ja pitkäaikaissairaudet lasten osalta
5. Rekisterin tietolähteet ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Rekisterin tietolähteenä toimii asiakkaan itse antamat tiedot.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pilke päiväkodit Oy siirtää joissakin tapauksissa henkilötietoja myös kolmansille osapuolille, jolloin nämä osapuolet toimivat tietojen käsittelijöinä. Tietoja siirretään kolmannelle osapuolelle mm. markkinointipalveluiden ja IT-palveluiden tuottamista varten.
Pilke päiväkodit Oy voi myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöilleen ja liiketoimintansa jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.
Pilke päiväkodit Oy varmistaa kaikissa tilanteissa sopimuksellisesti, että tietoja säilytetään ja käsitellään asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.
Tietoja saatetaan myös luovuttaa viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen.
7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Emme siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle muutoin kuin tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle. Rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto tapahtuu tarvittaessa salattua ja suojattua yhteyttä̈ käyttäen.
Muilta kuin sähköisiltä̈ osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa. Tiedot säilytetään vain niiden käyttötarpeen mukaisen ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.
Käytettäessä kuudennessa kohdassa kuvattuja kolmannen osapuolen palveluita, Pilke päiväkodit Oy solmii kyseisten tahojen kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jossa nämä tahot sitoutuvat Tietosuoja-asetuksen mukaisiin velvoitteisiin henkilötietojen käsittelyyn ja mm. tietoturvaan liittyen. Mikäli päivähoito toteutetaan ostopalveluna tai palvelusetelin avulla, asiakirjojen säilöntä̈ tapahtuu kunnan viranomaisen ohjeistamalla tavalla.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Tarkastusoikeus
Pilke päiväkodit Oy tarjoaa sinulle oikeuden tarkastaa sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen ottamalla meihin yhteyttä.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröity voi myös pyytää Pilke päiväkodit Oy:tä poistamaan henkilötietonsa järjestelmistään. Pilke päiväkodit Oy suorittaa rekisteröidyn pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
Oikeus vastustaa
Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää palveluitamme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Mikäli käsittelymme perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostin osoitteeseen mira.tuohenmaa-virtanen@pilkepaivakodit.fi tai ottamalla yhteyttä päiväkodin johtajaan. Palvelun käyttäjien tulee tehdä pyyntö ensisijaisesti siitä sähköpostiosoitteesta, joka on rekisteröity rekisteriimme ja pyynnön vastaus lähetetään ensisijaisesti siihen sähköpostiosoitteeseen.
Edellä mainittujen oikeuksien ja muiden oikeuksiesi lisäksi sinulla on myös lainsäädännössä taattu oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
10. Muutokset tähän rekisteriselosteeseen
Pilke päiväkodit Oy voi ajoittain tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilman etukäteisilmoitusta. Jos tätä tietosuojaselostetta kuitenkin muutetaan ja käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, ilmoitamme asiasta kaikille rekisteröityneille käyttäjille heidän ilmoittamiinsa sähköpostisosoitteisiin tai muutoin kirjallisesti.
